La gestion des entreprises change de plus en plus de dimension avec la technologie. La dématérialisation des factures est l’une des innovations considérables dans ce domaine. Celle-ci a beaucoup évolué ces dernières années. De nombreuses fonctionnalités sont offertes aux organisations, peu importe la complexité ainsi que le volume des factures traités. Il s’agit donc d’un processus avec de nombreux bénéfices sur le long terme. Mais, c’est quoi exactement la dématérialisation de factures ? Pourquoi effectuer ce processus ? Et quelles sont les conditions pour le faire ?
Qu’est-ce que la dématérialisation de factures ?
La dématérialisation des factures signifie généralement le passage du format papier au format numérique de vos factures. Il s’agit de la numérisation des factures afin de stocker plus facilement les documents. Celle-ci facilite également l’envoi de ces derniers cars tout se fait par mail. Plusieurs normes et législations sont à prendre en compte lors de la dématérialisation de factures. Ainsi, ce processus ne doit pas être pris à la légère.
Il existe cependant deux types de factures électroniques. Les factures structurées sont des factures numériques respectant des normes comme la norme EDI. Il y a également les factures non structurées qui sont issues d’un processus plus simple instauré au sein d’une entreprise. Par ailleurs, il y a aussi deux méthodes de facturation dont la facturation simple et la dématérialisation fiscale. Si dans la première méthode, les envois se font par mail tout en gardant en moitié les factures en papier, la deuxième méthode permet d’envoyer les factures au format EDI. Ainsi, la dématérialisation des factures consiste réellement à convertir tout ou une partie d’un processus reposant sur des échanges de factures et de documents papier par un traitement numérique. Vous pouvez obtenir plus d'informations sur Yooz
Pourquoi dématérialiser les factures ?
Les services comptables rencontrent souvent des difficultés dans le traitement de factures en format papier. Lorsque celui-ci n’est pas dématérialisé, il y a manque de visibilité, le problème de perte des documents, les coûts de traitement assez significatifs, le manque de traçabilité, les erreurs de paiement, etc. L’entreprise doit faire face à ces problèmes s’il n’adopte pas un processus de dématérialisation des documents et factures.
La meilleure solution de garantir la bonne gestion des opérations d’entreprise est de se lancer avec la dématérialisation des factures. Le coût de stockage sera moins élevé que le format papier. De plus, il y a moins de risques de pertes des factures. Les informations ainsi que les chiffres restent ainsi éloquents. Dématérialiser ses factures représente pour une entreprise une réelle opportunité face aux évolutions réglementaires.
Plusieurs experts-comptables témoignent en général des bénéfices de la dématérialisation des factures dans les cabinets comptables. En effet, cette solution favorise la réduction des erreurs, des litiges et des retards. Il y a plus de fiabilisation ainsi qu’une sécurisation du processus de traitement. Ils peuvent constater un véritable renforcement de la traçabilité et de la transparence des échanges.
Les conditions de dématérialisation des factures
Afin de donner une valeur légale à vos factures, elles doivent cependant répondre aux différentes normes imposées par la loi. Tout d’abord, il y a les mentions légales qui conditionnent une facture client électronique. Une facture dématérialisée doit obligatoirement comporter l’identité du client, le numéro de SIRET, la date de la facture, le taux de TVA appliqué, le détail des produits, les conditions de règlement, etc.
Ensuite, il y a l’accord des clients pour les envois de factures au format électronique. Cet accord est maintenant systématique, et ce pour toutes les sociétés. Puis, les garanties de l’authenticité, de l’intégralité et aussi de la lisibilité de la facture sont obligatoires. Certaines normes permettent de ce fait de garantir ces critères. En comportant ces différents éléments, la dématérialisation des factures est donc légalisée.