Un ERP ou Entreprise Resource planning s’apparente à un logiciel de planification qui permet de faciliter la vie d’une entreprise. En effet, il permet de gérer et traiter différentes tâches à la fois sur une seule et même plateforme. Il permet également la mise à jour régulière des données de l’entreprise et améliore la productivité de celle-ci. Voici les démarches à entreprendre pour intégrer une solution ERP à votre entreprise.
Solution ERP: Se poser les bonnes questions et désigner les responsables du projet
Avant de mettre en place une solution ERP ou PGI dans son entreprise, il est essentiel de se poser les bonnes questions. Vous devez pour cela définir les objectifs globaux de votre entreprise et rédiger cahier de charges pour la mise en place d’un ERP. Vous avez pour objectif une meilleure visibilité ou une meilleure performance ? Vous avez déjà intégré différents logiciels dans votre société, mais vous êtes en quête d’un meilleur outil ? Quels que soient vos projets, vous devez bien vous interroger. La mise en place d’un ERP est une étape intégrante de la vie d’une entreprise. Un tel projet nécessite de prendre en compte les moyens humains, stratégiques, financiers ainsi que le temps. En effet, l’ERP ou Entreprise Resource planning nécessite des mois ou une année avant d’être finalisé. C’est pourquoi il est indispensable d’être bien organisé. Après cette étape, il est essentiel de désigner l’équipe qui va accompagner la mise en œuvre du projet. Trois personnes peuvent être désignées comme responsables pour assurer la bonne marche de ce projet. Il faut néanmoins que le chef d’entreprise soit présent en tant que référent, car il possède une connaissance générale de l’entreprise. Par ailleurs, la mise en place d’un cahier des charges pour la mise en place d'un ERP nécessite sa présence.
Mise en œuvre d’une solution ERP: Rédiger un cahier de charge
La rédaction d’un cahier de charges pour la mise en place d’un ERP figure comme une étape primordiale dans la mise en place d’une solution ERP ou Progiciel de Gestion Intégré. En effet, le cahier de charge:
- Définit les plans et les démarches à suivre pour le projet à venir.
- Sert de référence tout au long du projet pour éviter les éventuelles erreurs en cours de route.
- Définit les rôles de chaque salarié. Il fixe également les fonctionnalités à intégrer dans le nouveau logiciel. Les logiciels déjà présents au niveau de l’entreprise doivent donc être déjà mentionnés dans ce cahier.
- Permet d’examiner de la bonne marche de la solution actuelle par rapport au nouveau projet. Les responsables pourront ainsi comparer les coûts occasionnés par les solutions déjà en place et celles à venir. Ils pourront également analyser la productivité et les avantages des différents logiciels et stratégies à mettre en place.
- Est le noyau d’un ERP/PGI et sa rédaction nécessite un savoir-faire.
Lancer un appel d’offres pour trouver un intégrateur et choisir le progiciel adapté aux besoins de la société
Pour trouver l’entreprise qui va mettre en place votre solution ERP, il est utile de lancer un appel d’offres. Vous pourrez ainsi sélectionner le prestataire qui correspond à vos attentes et à votre projet. Le cahier de charges pour la mise en place d’un ERP que vous aurez établi à l’avance vous aidera à mieux définir vos objectifs et à trouver le prestataire de logiciels idéals. Les référents désignés comme concepteur du projet décideront de l’intégrateur à engager. Comme ils possèdent une large connaissance de la société et de ses besoins, ils pourront faire une sélection objective du prestataire. Après une sélection du prestataire, ils devront encore choisir le progiciel adapté à l’entreprise. Un progiciel ERP/PGI pour PME diffère en effet de celui dont une grande entreprise a besoin. Tel est également le cas pour les différents secteurs de l’entreprise. Vous devez alors sélectionner la solution qui convient bien à votre secteur d’activité. Il existe pour la plupart des logiciels généralisés qui permettent de gérer les tâches principales de différentes entreprises standards. Il existe également des logiciels très simples qui offrent des fonctionnalités de pilotages comme la gestion logistique, financière et administrative. Certains secteurs sont cependant plus complexes et plus spécifiques et ils nécessitent un progiciel plus élaboré.
Mettre en place votre projet ERP et analyser le retour sur investissement
La dernière étape de l’intégration d’une solution ERP est son application. Une fois le cahier de charges pour la mise en place d’un ERP rédigé, il est désormais temps que le chantier commence. La durée du projet s’étale en fonction des logiciels choisis, mais tourne autour de huit à douze mois. Pendant cette période, les dirigeants de l’entreprise doivent coopérer fortement pour l’aboutissement du projet. Une fois le progiciel ERP établi, des tests seront effectués pour connaître l’avis des utilisateurs. Les retours de ces derniers serviront ensuite à paramétrer et corriger les éventuelles fonctionnalités qui dérangent. Après cela, la société devra faire appel à un formateur pour aider les salariés et les collaborateurs à s’intégrer avec les changements. Une fois cette étape franchie, l’intégration de votre solution ERP est réussie.